Red Module

Penawaran Waralaba

Penawaran waralaba adalah tahap awal dari proses merekrut penerima waralaba. Tahapan ini merupakan tahapan krusial dalam membangun hubungan antara pemberi dan penerima waralaba. Awalan yang baik dalam hubungan antara pemberi dan penerima waralaba akan menentukan kesuksesan selanjutnya.

Ada tiga poin utama yang harus diperhatikan dalam membangun hubungan baik antara pemberi dan penerima waralaba, yaitu :

Salah satu titik penting dalam hubungan antara pemberi dan penerima waralaba adalah saat awal memulai kemitraan. Bagi pemberi waralaba, perlu ketelitian dalam memilih mitra. Karena mitra yang tepat akan menentukan kesuksesan kerjasama kemitraan waralaba selanjutnya, mengingat waktu kerjasama bisnis waralaba bukanlah waktu yang singkat. Umumnya kerjasama kemitraan waralaba berlangsung minimal selama lima tahun. Bayangkan apa yang terjadi apabila pemberi waralaba mendapatkan mitra yang kurang baik dan harus menjalani kerjasama dalam waktu yang lama. Tentunya akan sangat menyulitkan bagi perkembangan usaha waralaba yang sedang dijalankan. Oleh karena itu, pemberi waralaba perlu memahami benar bagaimana cara melakukan proses pemasaran konsep waralabanya agar mendapatkan mitra yang cocok.

Ukuran keberhasilan dari proses menawarkan waralaba adalah mendapatkan mitra penerima waralaba yang tepat. Untuk mendapatkan penerima waralaba yang tepat, pemberi waralaba tentunya perlu mendefinisikan terlebih dahulu profil penerima waralaba yang diharapkan. Selain itu, hal lain yang tidak kalah penting adalah tahapan proses dalam menawarkan waralaba hingga seleksi calon penerima waralaba untuk mendapatkan penerima waralaba yang cocok.

Tahapan penawaran waralaba:

 

Mempromosikan

Pada tahap ini pemberi waralaba perlu melakukan sosialisasi dan promosi untuk menawarkan paket waralabanya. Promosi paket waralaba yang umum dilakukan biasanya melalui tiga cara, yaitu iklan (media cetak, media sosial, situs resmi perusahaan), pameran waralaba, dan/atau business matching.

Pengiklanan biasanya dilakukan dengan tujuan membangun citra perusahaan (branding) agar masyarakat atau calon penerima waralaba yang potensial mengetahui peluang usaha yang ditawarkan.

Pameran waralaba biasa dilakukan untuk mendapatkan data calon penerima waralaba potensial sebanyak-banyaknya. Apalagi pameran waralaba yang diikuti berskala nasional bahkan internasional. Pameran yang berskala internasional biasanya diadakan di Jakarta selama tiga hari dengan jumlah rata-rata pengunjung mencapai 15.000 orang. Jumlah kehadiran sebanyak ini tentu sangat potensial apabila bisa di-follow up untuk menjadi penerima waralaba.

Business matching dapat dilakukan dengan mengundang calon-calon penerima waralaba yang potensial untuk datang ke kantor atau outlet pemberi waralaba untuk mendengarkan presentasi bisnis dari pemberi waralaba. Selain presentasi bisnis, pemberi waralaba juga bisa sekaligus menunjukkan berbagai fasilitas dan dukungan yang akan didapatkan oleh penerima waralaba. Hal ini akan meningkatkan minat calon penerima waralaba.

 

Menerima Formulir Aplikasi

Setelah mendapatkan kandidat calon penerima waralaba melalui proses promosi penawaran waralaba, langkah berikutnya yang dapat dilakukan adalah dengan meminta peminat yang ada untuk mengisi formulir aplikasi waralaba. Pengisian formulir aplikasi ini memiliki dua tujuan, yaitu melihat keseriusan dari peminat untuk membeli peluang usaha waralaba yang ditawarkan serta mempermudah penyimpanan database calon penerima waralaba potensial. Penyimpanan database calon penerima waralaba potensial ini sangat berguna mengingat tidak semua aplikasi yang masuk otomatis layak menjadi penerima waralaba. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, perlu kecocokan antara penerima waralaba dengan pemberi waralaba. Oleh karena itu, apabila satu aplikan tidak cocok diterima, maka masih ada banyak data lain dalam database yang dapat diseleksi untuk menjadi penerima waralaba.

 

Memastikan Keseriusan Calon Franchisee

Dari aplikasi yang masuk menjadi database, masih perlu dipastikan lagi keseriusan calon penerima waralaba potensial, karena bisa saja aplikan tersebut juga mendaftar ke bisnis lain dan masih menimbang-nimbang untuk memilih usaha waralaba yang ingin dibeli. Proses memastikan keseriusan ini dilakukan dengan meminta calon penerima waralaba potensial untuk menandatangani surat pernyataan kerahasiaan.

 

Penandatanganan NDA (Non–Disclosure Agreement)

NDA atau surat pernyataan kerahasiaan berisi hal-hal sebagai berikut:

• Ucapan terima kasih dari pemberi waralaba kepada calon penerima waralaba potensial atas minat dan keseriusannya untuk membeli peluang waralaba
• Komitmen dari pemberi waralaba untuk segera merespon aplikasi dari calon penerima waralaba potensial
• Pernyataan dari pemberi waralaba atas permintaan komitmen dari calon penerima waralaba untuk;
  • • • • • • • Menjaga prospektus penawaran waralaba yang akan diberikan oleh pemberi waralaba kepada calon penerima waralaba agar informasi yang ada di dalamnya hanya digunakan untuk konsumsi informasi bagi calon penerima waralaba saja, dan tidak untuk digandakan atau digunakan bagi kepentingan pihak lain.
              • Menjamin bahwa calon penerima waralaba tidak akan menggunakan segala informasi yang tercantum dalam prospektus penawaran waralaba untuk hal-hal yang dapat merugikan usaha waralaba milik pemberi waralaba.

 

Melakukan Survei Lokasi

Setelah calon penerima waralaba menandatangani surat pernyataan kerahasiaan, proses berikutnya adalah melakukan survei lokasi. Survei lokasi adalah proses penilaian kelayakan lokasi yang dimiliki atau diusulkan oleh calon penerima waralaba. Biaya untuk survei lokasi ini sebaiknya menjadi tanggungan pemberi waralaba karena apabila biaya survei lokasi ditanggung oleh calon penerima waralaba, maka hasil survei lokasi akan menjadi milik dari calon penerima waralaba tersebut. Padahal bagi pemberi waralaba, database lokasi potensial merupakan salah satu kunci kesuksesan untuk mempercepat proses duplikasi usaha waralaba.

Bagi pemberi waralaba, penting untuk memiliki kriteria lokasi yang standar agar siapapun dari tim pemberi waralaba yang menilai akan memberikan hasil yang sama dan juga mempercepat dalam pengambilan keputusan atas sebuah lokasi.

 

Memberikan Informasi Terperinci dan Menjual

Apabila hasil survei lokasi calon penerima waralaba menunjukkan layak, maka pemberi waralaba dapat memberikan informasi yang terperinci dan lebih menjual kepada calon penerima waralaba. Informasi ini berupa dokumen prospektus penawaran waralaba. Prospektus penawaran waralaba berisi tentang informasi mendetail mengenai data-data perusahaan pemberi waralaba termasuk laporan keuangan di dalamnya.

 

Melakukan Wawancara dan Investigasi

Tahapan berikutnya dalam proses rekrutmen calon penerima waralaba adalah wawancara dan investigasi. Proses ini dilakukan dengan mengundang calon penerima waralaba potensial untuk hadir ke kantor pemberi waralaba untuk membicarakan lebih lanjut peluang kerjasama waralabanya. Proses ini berguna untuk lebih memastikan lagi keseriusan calon penerima waralaba dan yang lebih penting lagi, untuk menggali lebih dalam karakter calon penerima waralaba, potensi teknis, serta potensi keuangan dari calon penerima waralaba.

 

Penandatanganan MoU

Setelah calon penerima waralaba lolos kualifikasi dan dianggap cocok berdasarkan hasil wawancara dan investigasi, selanjutnya bisa dibuatkan MoU (Memorandum of Understanding) atau Nota Kesepahaman untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak, pemberi waralaba dan penerima waralaba. MoU berfungsi sebagai pra-kontrak yang berisi poin-poin utama perihal maksud dan tujuan berbisnis serta pokok-pokok perjanjian sebelum melanjutkan proses kerjasama yang terikat kontrak perjanjian yang sah secara hukum. MoU berguna untuk menghindari kesalahpahaman, keraguan, dan mencegah pembatalan sepihak. Setelah MoU ditandatangani, barulah kemudian perencanaan bisnis dapat dibuat. 

 

Pembuatan Rencana Bisnis (Business Plan)

Setelah calon penerima waralaba dianggap cocok berdasarkan hasil wawancara dan investigasi, Setelah penandatanganan MoU maka tahapan berikutnya adalah pembuatan rencana bisnis. Business plan harus dibuat oleh calon penerima waralaba, sedangkan pemberi waralaba hanya sebagai pendamping yang bertugas memandu proses pembuatan rencana bisnis. Rencana bisnis dibuat oleh calon penerima waralaba karena calon penerima waralaba harus mengenali potensi bisnis di lokasi miliknya. Apabila rencana bisnis tersebut dibuat oleh pemberi waralaba maka akan terkesan sebagai “janji” oleh calon penerima waralaba. Hal ini dapat berdampak kurang baik di kemudian hari seandainya janji tersebut tidak terpenuhi. Tidak menutup kemungkinan calon penerima waralaba tersebut menuntut kepada pemberi waralaba. Maka hal ini perlu dihindari sejak awal.

Sebelum proses pembuatan rencana bisnis, pemberi waralaba dapat menarik DP (down payment) dari calon penerima waralaba sebagai bentuk komitmen. Komitmen atas DP yang dibayarkan tersebut dapat sebagai berikut:

• Apabila hasil pembuatan rencana bisnis layak, maka calon pemberi waralaba wajib meneruskan aplikasi waralaba tersebut dan pemberi waralaba dapat menghitung DP yang telah dibayarkan untuk mengurangi jumlah total Franchise Fee yang harus dibayarkan calon penerima waralaba
• Apabila hasil pembuatan rencana bisnis layak tapi calon pemberi waralaba tidak ingin meneruskan aplikasi, maka DP yang telah dibayarkan dapat dinyatakan hangus
• Apabila hasil pembuatan rencana bisnis tidak layak, maka aplikasi tidak dapat diteruskan dan DP harus dikembalikan oleh pemberi waralaba

 

Peninjauan Perjanjian

Tahapan akhir dari proses rekrutmen calon penerima waralaba tentunya adalah penandatanganan perjanjian waralaba. Namun, sebelum menandatangani perjanjian, perlu dilakukan peninjauan perjanjian. Peninjauan ini dilakukan bersama antara calon penerima waralaba dan pemberi waralaba. Tujuannya agar seluruh isi perjanjian dipahami sepenuhnya oleh calon penerima waralaba. Sebelum proses peninjauan perjanjian dilaksanakan, calon penerima waralaba diberi kesempatan untuk membaca dan mempelajari isi perjanjian tersebut.

 

Penandatanganan Perjanjian Franchise

Setelah  calon penerima waralaba paham dengan keseluruhan isi perjanjian waralaba barulah perjanjian waralaba ditandatangani bersama. Pada saat tanda tangan perjanjian inilah pelunasan seluruh biaya investasi harus dilakukan oleh calon penerima waralaba. Jadi, penandatanganan perjanjian ini sebagai titik awal permulaan kerjasama waralaba antara pemberi waralaba dan penerima waralaba.

 

Penutup

Materi pembelajaran yang tertera dalam Red Module ini adalah materi pembelajaran tahap ketiga dari lima modul Franchise Academy Indonesia. Untuk mendapatkan pemahaman yang komprehensif mengenai franchising, akademisi Franchise Academy Indonesia perlu mempelajari seluruh modul materi.