Mengelola Waralaba
Materi Mengelola Waralaba adalah materi terakhir dari proses mewaralabakan usaha. Dalam prakteknya, perusahaan pemberi waralaba memiliki tantangan yang paling besar dalam mengelola jaringan mitra penerima waralabanya selama jangka waktu perjanjian kerjasama waralaba. Mendapatkan mitra penerima waralaba yang bersedia membayar Franchise Fee adalah baru langkah awal dalam proses waralaba.
Mengelola waralaba adalah proses melakukan perencanaan, membuat program, menentukan pelaksanan, hingga melakukan evaluasi atas program-program tersebut oleh pemberi waralaba, dalam upaya menjaga kelangsungan kerjasama kemitraan dengan para penerima waralabanya selama jangka waktu perjanjian kerjasama waralaba.
Program-program mengelola waralaba dapat dibagi dalam 3 kelompok program, yaitu:
- Program dukungan
- Program pengembangan
- Program pembinaan hubungan
Pengelolaan bisnis adalah proses yang berkesinambungan yang dimulai dari saat pertama kali meluncurkan bisnis, mengoperasikan dan meningkatkan kinerja usahanya, meraih sukses, hingga mempertahankan agar bisnis tersebut tetap langgeng. Proses tersebut akan meliputi atau melibatkan semua lini organisasi bisnis, baik dibidang pemasaran, operasional, maupun administrasi serta keuangan.
Proses pengelolaan bisnis umumnya diawali dengan melakukan perencanaan. Baik itu untuk perencanaan seluruh usaha, maupun perencanaan disetiap divisi usaha, seperti divisi pemasaran, divisi operasional dan divisi administrasi serta keuangan.
Proses selanjutnya adalah melakukan pengorganisasian untuk pelaksana dari perencanaan tersebut. Dilanjutkan dengan proses realisasi pelaksanaannya serta proses pengawasan. Biasanya proses-proses tersebut diakhiri dengan melakukan evaluasi untuk bahan melakukan penyempurnaan.
Pengelolaan atau manajemen secara singkat diurut sebagai berikut:
- Planning (perencanaan)
- Organizing (pengorganisasian)
- Actuating (pelaksanaan)
- Controlling (pengawasan)
- Evaluating (evaluasi)
Secara umum pengelolaan waralaba meliputi pengelolaan seluruh fungsi organisasi pemberi waralaba. Dimulai dari proses pengelolaan merekrut penerima waralaba, mempersiapkan gerai penerima waralaba hingga siap menjalankan operasi bisnisnya. Tidak hanya itu, pengelolaan waralaba juga mencakup proses kegiatan memberikan dukungan kepada penerima waralaba, melakukan pengembangan bisnis dan menjalankan proses menjaga hubungan baik dengan penerima waralaba, selain melakukan pengelolaan administrasi di organisasi pemberi waralaba.
Dalam modul waralaba ini akan dibahas lebih praktis pada proses-proses melakukan 3 hal utama kepada jaringan penerima waralaba, yaitu:
- Proses memberikan dukungan (supporting) kepada jaringan penerima waralaba.
- Proses melakukan pengembangan (development) untuk meningkatkan keunggulan pemberi waralaba.
- Proses membina dan menjaga hubungan yang harmonis (relationship) antara pemberi waralaba dan jaringan penerima waralaba.
memberikan dukungan kepada penerima waralaba
Memberikan dukungan yang berkesinambungan kepada jaringan penerima waralaba merupakan kegiatan inti dari pemberi waralaba. Dalam mengupayakan kegiatan waralaba yang sukses adalah berorientasi kepada suksesnya para penerima waralaba. Semakin sukses usaha penerima waralabanya maka bisnis pemberi waralaba juga semakin sukses.
Apa saja dampak dari suksesnya jaringan penerima waralaba bagi pemberi waralaba? Semakin sukses jaringan penerima waralaba akan memberikan:
- Semakin banyak penerimaan pendapatan pemberi waralaba dari royalty fee.
- Semakin banyak penjualan barang-barang yang disuplai pemberi waralaba kepada penerima waralaba.
- Semakin sukses jaringan penerima waralaba akan memotivasi lebih banyak calon penerima waralaba baru yang tertarik untuk bergabung menjadi penerima waralaba. Semakin besar jaringan usaha waralaba yang dikembangkan.
Untuk membuat jaringan penerima waralaba semakin sukses usahanya, maka pemberi waralaba selayaknya memiliki program-program dukungan yang bertujuan, antara lain:
- Membantu agar jaringan gerai penerima waralabanya semakin banyak dikunjungi oleh para pelanggan.
- Membantu agar tim kerja para penerima waralabanya semakin terampil dalam melayani para pelanggannya, sehingga membuat penjualan para penerima waralaba menjadi lebih tinggi.
- Membuat jaringan penerima waralabanya semakin tinggi untungnya, sehingga mereka puas dan semakin sukses.
mengelola Program Pengembangan
Penting bagi pemberi waralaba untuk selalu lebih unggul (advance) dari para penerima waralabanya. Sebagai pebisnis, para penerima waralaba selalu punya naluri untuk mencari peluang-peluang baru yang meningkatkan keuntungan usahanya. Bila pemberi waralaba bersifat statis dan kurang dinamis, maka para penerima waralabanya akan kehilangan ‘kepemimpinan’ dari pemberi waralaba. Jika hal ini terjadi, maka para penerima waralaba tidak lagi merasa perlu untuk bergabung dan menerima manfaat dari pemberi waralabanya. Dengan demikian pemberi waralaba akan berpotensi kehilangan mitra-mitra penerima waralabanya.
Untuk menghindari situasi tersebut, pemberi waralaba selayaknya senantiasa melakukan pengembangan-pengembangan dari usahanya yang dapat memberikan peningkatan keuntungan bagi para penerima waralabanya dan juga usaha pemberi waralabanya sendiri. Program-program pengembangan yang konsisten dan efektif bagi usaha waralabanya ini akan membuat para penerima waralaba menjadi lebih tergantung dan loyal kepada pemberi waralabanya.
Sebaiknya program pengembangan waralaba dibuat secara terstruktur. Dengan demikian program ini dapat dipresentasikan dan diikuti oleh jajaran manajemen pemberi waralaba. Program-program pengembangan yang dapat dilakukan oleh pemberi waralaba, antara lain:
- Program pengembangan produk/jasa; dimana pemberi waralaba terus melakukan penelitian terhadap produk-produk atau jasa-jasa yang menjadi ‘barang jualannya’ untuk dikembangkan dengan inovasi-inovasi baru. Jika pada perusahaan restoran, mungkin ada pengembangan menu-menu baru. Atau pada usaha jasa pendidikan, ada modul-modul materi baru.
- Program pengembangan model bisnis; dimana pemberi waralaba dapat membuat model bisnis yang baru yang saling menunjang dengan usaha para penerima waralaba dan memperluas pangsa pasarnya. Misalnya saja, ada desain-desain gerai yang baru, atau ada cara-cara pelayanan yang baru.
- Program pengembangan teknologi; dimana pemberi waralaba mengembangkan teknologi baru yang menunjang usaha para penerima waralaba dalam bentuk peningkatan efisiensi dan efektifitas.
- Program pengembangan pelayanan; dimana pemberi waralaba perlu terus mengamati dan mempelajari minat dan tuntutan kepuasan dari para pelangan mitra penerima waralabanya. Pemberi waralaba dapat melakukan pelatihan-pelatihan ulang kepada penerima waralabanya serta karyawan-karyawannya untuk menerapkan cara-cara pelayanan yang baru kepada para pelanggannya.
Dengan melakukan berbagai pengembangan pada bisnisnya akan membuat pemberi waralaba dapat mempertahankan loyalitas para penerima waralabanya karena peningkatan manfaat bergabung dalam bisnis waralaba yang telah disepakati.
Mengelola program pembinaan hubungan
Bisnis yang sukses adalah integrasi dari membangun Tim yang solid, Menjaga kelangsungan pelanggan, dan Mengelola mempertahankan kesuksesan. Menjual franchise dan mendapatkan penerima waralaba bukanlah ukuran sukses dalam waralaba. Hal itu baru tahap awal dalam kegiatan waralaba.
Ukuran sukses dalam waralaba adalah pada saat para penerima waralabanya berkembang dengan sukses dan hubungan bisnis dan sosialnya dengan pemberi waralaba berjalan dengan lancar dan bertahan lama. Setelah merekrut penerima waralaba, maka perjalanan selanjutnya adalah membina kesuksesan bisnis waralaba dan memelihara hubungan yang harmonis.
Hubungan waralaba antara pemberi waralaba dan penerima waralaba adalah:
- Hubungan kemitraan yang dilandasi dengan ikatan perjanjian
- Memiliki jangka waktu bertahun-tahun (biasanya, 3 tahun atau 5 tahun atau bahkan 10 tahun dan terus diperpanjang)
- Saling mengharapkan mempunyai posisi yang setara
- Masing-masing mempunyai hak dan kewajiban
Pada kenyataannya:
- Ada life cycle relationship
- Mirip dengan hubungan “pernikahan”
- Perlu pembinaan hubungan yang berkesinambungan; masing-masing pihak perlu selalu merasa bangga dan setia (loyal) kepada pasangan (mitra)nya.
- Bahwa sesungguhnya pemberi waralaba yang mengendalikan hubungan (untuk itu pemberi waralaba perlu mastery dibisnisnya).
Tujuan dari pembinaan hubungan antara pemberi waralaba dan penerima waralaba:
- Hubungan yang harmonis
- Penerima waralaba yang kooperatif
- Pemberi waralaba yang peka terhadap permasalahan
- Mengoptimalisasikan berbagai input
- Bersama-sama memperoleh manfaat dengan meningkatnya masing-masing kinerja usaha.
Mengawali kerjasama waralaba antara pemberi waralaba dan penerima waralaba:
- Calon penerima waralaba perlu melihat pemberi waralaba yang memiliki:
- Kemampuan teknis operasional bisnis
- Kemampuan finansial
- Karakter dan budaya perusahaannya yang reliable
Bagi pemberi waralaba, perlu menseleksi calon penerima waralaba sejak awal:
- Tidak hanya kemampuan finansialnya
- Tidak hanya kemampuan teknis operasinya
- Tetapi juga karakternya
Hubungan antara pemberi waralaba dan penerima waralaba memiliki jenjang hubungan sebagai berikut:
- Saat sedang bersemangat (exciting) dan bersedia membayar: minta berbagai janji dan sangat bergantung (demanding)
- Saat merintis usaha: terus menuntut dukungan dan menunda royalty.
- Saat sudah mandiri: tidak mau mendengar arahan dan menerapkan sistem pemberi waralaba (menunggak royalty, membeli produk dari lain suplier, mempunyai program sendiri), mengancam untuk memutuskan perjanjian
- Saat sudah harmonis: selalu banyak ide untuk membuat program bersama, ingin memelihara hubungan yang terus menerus
Pada umumnya, ada tiga situasi masa dalam putaran hubungan pemberi waralaba-penerima waralaba:
- Tahap Ketergantungan (Dependent).
- Tahap ingin Bebas (Independent)
- Tahap Saling Ketergantungan (Interdependent)
Ada masa-masa (terutama pada saat awal penerima waralaba baru bergabung, dan mulai usaha) dimana penerima waralaba sangat bergantung kepada pemberi waralabanya. Biasanya para penerima waralaba ini agak ‘rewel’ dan sedikit-sedikit ingin dibantu.
Program-program yang dirancang pada setiap tahap di atas adalah program-program untuk membangun hubungan yang harmonis antara Pemberi waralaba dan Penerima waralaba.Program ini bukanlah program dukungan teknis kepada penerima waralaba (technical supports), seperti: training, branding, marketing, teknis, pemasukan barang, dan lainnya. Ada analog yang menyebutkan sebaiknya pemberi waralaba melakukan hubungan dengan penerima waralaba seperti layaknya dengan sahabat. Tetapi tetap perlu tegas dan mengacu kepada sistem dan ketentuan-ketentuan.
Penutup
Materi pembelajaran yang tertera dalam Gold Modul ini adalah materi pembelajaran tahap keempat dari lima modul Franchise Academy Indonesia. Untuk mendapatkan pembelajaran yang komprehensif mengenai franchising, akademisi Franchise Academy Indonesia perlu mengikuti seluruh modul pembelajaran.