Hubungi Kami : (021) 296 41453

Membentuk Organisasi Franchise

Membentuk Organisasi Franchise

Berikut adalah lanjutan materi Belajar Blue Module yang membahas mengenai Organisasi Franchise, yaitu organisasi yang perlu dimiliki oleh pemberi waralaba dalam membina hubungan dengan mitra-mitranya serta mengelola jaringan usahanya.

 

MEMBENTUK ORGANISASI PEMBERI WARALABA

 

Untuk mengawali sebuah kajian waralaba perlu dipahami bahwa calon pemberi waralaba perlu mempersiapkan 3 hal utama, yaitu:

  1. Persiapan organisasi
  2. Persiapan investasi
  3. Persiapan mental / paradigm shift

 

Organisasi pemberi waralaba bisa jadi akan berbeda dengan organisasi dari unit operasional usahanya. Untuk menyusun organisasi pemberi waralaba bisa dimulai dengan mencermati fungsi-fungsi dan proses yang akan dilakukan sebagai pemberi waralaba.

 

Ada beberapa hal kegiatan yang mungkin sebelum mewaralabakan usahanya tidak dilakukan oleh calon pemberi waralaba, misalnya saja: saat pemberi waralaba belum mewaralabakan bisnisnya, belum mempunyai bagian atau direktorat yang tugasnya mencari mitra. Atau saat bisnisnya belum diwaralabakan, belum mempunyai organisasi yang khusus bertugas melakukan pengembangan konsep bisnis. Kegiatan mewaralabakan usaha dapat dilihat dari fungsi yang selayaknya dilakukan oleh pemberi waralaba;

 

 

STRUKTUR FUNGSI ORGANISASI WARALABA

Persiapan organisasi pemberi waralaba dapat dibagi secara fungsi sebagai berikut:

 

 

Pemberi waralaba tidak akan dapat melakukan dukungan kepada para penerima waralabanya tanpa organisasi yang terstruktur dan strategis. Banyak kasus bahwa pemberi waralabanya tidak memiliki organisasi yang khusus dan bahkan ‘oneman show’.

 

Untuk tahap awal memiliki satu mitra penerima waralaba, mungkin pemberi waralaba masih sanggup untuk memberikan dukungan yang baik. Tetapi pada saat mitra penerima waralabanya bertambah banyak, dengan permasalahan yang semakin besar, maka tidak mungkin lagi pemberi waralaba tersebut dapat memberikan dukungan yang maksimal kepada seluruh penerima waralabanya. Pada situasi khusus, mungkin akan lebih strategis bila pemberi waralaba mempunyai organisasi tersendiri atau bahkan perusahaan tersendiri yang khusus menangani pengelolaan waralaba usahanya.

 

Bagan struktur fungsi organisasi di atas membagi secara umum 3 fungsi besar organisasi pemberi waralaba,yaitu :

  1. Fungsi Pemasaran (marketing)
  2. Fungsi Operasional
  3. Fungsi Administrasi (back office)

 

Bila coba di urut sesuai proses penerimaan waralaba, maka dapat di temukan beberapa proses, seperti:

  • Merekrut penerima waralaba
  • Mempersiapkan gerai waralaba
  • Pelatihan waralaba
  • Membantu operasional
  • Marketing
  • Pengembangan produk dan konsep
  • Administrasi umum dan keuangan

 

 

MEREKRUT PENERIMA WARALABA

Proses ini sebenarnya adalah proses mencari dan menawarkan waralaba, yang dilanjutkan dengan proses seleksi calon penerima waralaba hingga menandatangani perjanjian kerjasama waralaba dan menjadi mitra penerima waralaba. Hanya saja, karena bagi pemberi waralaba untuk mendapatkan mitra yang benar-benar cocok/sesuai adalah hal yang terpenting serta menjadi bobot utama, maka proses ini lebih cocok disebut sebagai proses Merekrut Penerima Waralaba, daripada disebut sebagai proses pemasaran atau menjual waralaba.

 

Proses merekrut penerima waralaba bisa diawali dengan melakukan kegiatan promosi, seperti: memasang iklan di media cetak yang menawarkan peluang waralaba, atau mengikuti pameran waralaba, dan juga melakukan seminar peluang waralaba.

 

Setelah itu bisa dilanjutkan dengan proses lainnya yang diperlukan pemberi waralaba, seperti: mengevaluasi para aplikan, memastikan keseriusan calon penerima waralaba, melakukan survey lokasi, melakukan investigasi calon penerima waralaba, mempelajari pasar, melakukan business plan, hingga menandatangani perjanjian waralaba.

 

Proses yang diawali dengan mencari calon penerima waralaba ini berakhir dengan penandatangan perjanjian waralaba, yang berarti telah memiliki penerima waralaba.   Berikut ini adalah urutan proses merekrut penerima waralaba :

 

  1. Mempromosikan waralaba
  2. Menerima form aplikasi
  3. Memastikan keseriusan calon penerima waralaba
  4. Melakukan survey lokasi
  5. Memberikan informasi yang rinci dan lebih menjual
  6. Melakukan interview & investigasi
  7. Melakukan kesepakatan awal (memoradum of understanding)
  8. Evaluasi business plan
  9. Review agreement / perjanjian
  10. Menandatangani Perjanjian Franchise

 

 

MEMPERSIAPKAN GERAI WARALABA

 

Setelah memiliki mitra penerima waralaba, maka tugas pemberi waralaba adalah membantu mitra penerima waralaba mempersiapkan gerainya (atau sarana bisnisnya). Mungkin, sebagai pebisnis baru, mitra penerima waralaba belum memiliki pengalaman untuk mempersiapkan bisnisnya. Dengan membeli waralaba, tentunya penerima waralaba sangat mengharapkan mendapatkan bantuan dan bimbingan dari mitra pemberi waralabanya.

 

Berikut adalah beberapa kegiatan yang perlu dilakukan pemberi waralaba dalam fungsinya membantu Mempersiapkan Gerai Waralaba:

 

  • Membimbing dalam membuat desain gerai penerima waralaba
  • Memberikan saran dalam melakukan renovasi atau pembangunan konstruksi gerai penerima waralaba.
  • Memberikan bimbingan dalam pengurusan ijin-ijin usaha.
  • Mengarahkan penerima waralaba dalam membeli peralatan-peralatan serta perlengkapan yang diperlukan untuk usaha.
  • Mengarahkan penerima waralaba untuk membuat perencanaan pembelian barang dagangan.
  • Mempersiapkan atribut-atribut yang diperlukan untuk melakukan usaha, seperti: papan nama gerai, seragam pegawai, materi promosi, dan lainnya.
  • Membantu penerima waralaba merekrut tim dan karyawannya
  • Mempersiapkan atau melakukan perencanaan dalam membuka atau meluncurkan usahanya (soft launching atau grand opening).

 

 

PELATIHAN WARALABA

Persiapan penting lainnya sebelum membuka usaha penerima waralaba adalah mempersiapkan tim dan para karyawan yang terampil dan bermotivasi tinggi dalam menjalankan usahanya. Fungsi selanjutnya yang perlu diterapkan pada kegiataan awal waralaba oleh pemberi waralaba adalah melakukan pelatihan bagi penerima waralaba.

 

Tujuan dari pelatihan yang dilakukan oleh pemberi waralaba kepada mitra penerima waralaba adalah membuat organisasi penerima waralaba dapat menjalankan bisnis waralabanya dengan sukses dan menguntungkan. Oleh sebab itu penerapan pelatihan yang dilakukan oleh pemberi waralaba tidak dapat hanya dilakukan sekedarnya saja dan sekedar memenuhi kewajiban dalam perjanjian waralaba.

 

Pelatihan waralaba perlu dipersiapkan dengan teratur, sistematik dan memiliki kurikulum yang jelas. Kelemahan yang sering terjadi dalam pelatihan waralaba dari pemberi waralaba adalah bahwa pelatihan kepada para penerima waralaba hanya dilakukan dengan waktu yang sangat singkat dan tidak berkelanjutan.

 

Penerima waralaba perlu mendapatkan pelatihan yang intensif dan berkesinambungan agar mereka benar-benar terampil dan ahli dalam menjalankan bisnisnya. Mungkin tidak hanya dilakukan pelatihan awal saja, tetapi ada program-program pelatihan lanjutan yang perlu diberikan kepada penerima waralaba di tahun-tahun kedepannya.

 

Pelatihan waralaba juga perlu disesuaikan materi dan evaluasinya pada setiap jajaran dalam organisasi penerima waralaba. Misalnya saja, ada owner penerima waralaba, dan juga ada tim manajer serta para staf pekerjanya diberbagai bidang operasional. Dengan demikian program pelatihan waralaba yang perlu dilakukan oleh pemberi waralaba kepada tim penerima waralaba sebaiknya memiliki kurikulum yang lengkap, dari mulai penerima waralaba bergabung hingga perjanjian waralaba mereka akan berakhir dan melanjutkan lagi kerjasamanya.

 

Berikut ini beberapa program pelatihan yang bisa dikembangkan dalam organisasi pemberi waralaba untuk para penerima waralabanya:

 

  • Program pengenalan bisnis (induction program)
  • Pelatihan operasional
  • Pelatihan pemasaran
  • Service excellent
  • Pelatihan pengelolaan administrasi
  • Pelatihan keuangan bagi non-keuangan
  • Pelatihan motivasi bisnis
  • Pelatihan kepemimpinan
  • Dan lainnya.

 

Setiap materi pelatihan dapat dibuat berjenjang sehingga ada keterampilan yang berkesinambungan dan baik buat penyegaran.

 

Fungsi pengelolaan pelatihan pada organisasi pemberi waralaba juga berpotensi sebagai profit center. Beberapa perusahaan pemberi waralaba membuat organisasi pelatihan ini sebagai unit yang mandiri dan bahkan menjadi perusahaan tersendiri yang berorientasi mendapatkan keuntungan.

 

 

MEMBANTU OPERASIONAL

 

Jika dibayangkan bahwa proses persiapan usaha penerima waralaba sudah selesai dan gerainya siap untuk beroperasi, maka kegiatan pertama dalam bisnisnya adalah melakukan Grand Opening. Atau mungkin dengan Soft Launching dahulu.

 

Penerima waralaba mungkin masih belum terampil benar (walaupun sudah mengikuti pelatihan), tetapi dia harus sukses dalam melakukan langkah awal. Impresi yang disampaikan kepada para pelanggannya harus meyakinkan, profesional dan sesuai standar dari merek yang diusungnya. Untuk itu, pemberi waralaba wajib untuk melakukan dukungan, bantuan dan bimbingan kepada penerima waralaba yang baru meluncurkan bisnisnya ini. Ada beberapa kegiatan yang dapat dilakukan pemberi waralaba dalam fungsinya melakukan dukungan operasional kepada para mitra penerima waralabanya ini, seperti:

 

  1. Mendukung dalam hal mempersiapkan program pemasaran yang standar.
  2. Melakukan kegiatan promosi nasional yang akan membangun/meningkatkan nilai brand dan penjualan.
  3. Melakukan suplai (bila ada) dengan tingkat pelayanan (service level) yang optimal
  4. Memberikan saran-saran bisnis untuk kepentingan pengelolaan bisnis para penerima waralaba, serta mengatasi permasalahan-permasalahan operasional yang mungkin terjadi.
  5. Melakukan trouble shooting atas masalah-masalah lainnya yang mungkin belum terprediksi

 

 

MONITORING

Dengan terbangunnya multi gerai dari usaha waralaba yang dikembangkan pemberi waralaba, maka pemberi waralaba juga perlu memastikan bahwa kualitas pelayanan dan pengelolaan bisnis dari gerai-gerainya berjalan dengan standar dan menguntungkan. Semakin besar tingkat keberhasilan dari jaringan gerai-gerainya, baik itu gerai sendiri maupun gerai penerima waralaba, maka menguntungkan pula bagi usaha pemberi waralaba.

 

Jika para penerima waralabanya telah mampu berbisnis dengan lancar, maka pemberi waralaba akan dapat menikmati penghasilan dari royalty fee dengan lancar juga. Lebih dari itu, jika ada produk-produk yang disuplai oleh pemberi waralaba kepada penerima waralaba, maka penjualan produknya tersebut juga akan semakin laris.

 

Untuk kepentingan itu, pemberi waralaba perlu melakukan monitoring terhadap operasionalisasi usaha jaringan gerai-gerainya. Monitoring yang dilakukan pemberi waralaba bertujuan untuk memastikan bahwa:

 

  1. Gerai-gerainya melakukan usahanya dengan lancar. Mengetahui secara dini apabila ada permasalahan-permasalahan yang timbul di jaringan gerai-gerainya.
  2. Gerai-gerainya telah melakukan operasional usaha sesuai dengan standar-standar yang berlaku. Hal ini diperlukan juga untuk membangun citra perusahaan dengan memastikan bahwa setiap gerainya menjalankan usahanya dengan profesional.
  3. Standarisasi yang telah dibuat dan diterapkan dapat berjalan dengan efektif. Kegiatan ini juga akan memberikan deteksi terhadap sistem atau proses-proses yang kurang efektif dan memerlukan penyempurnaan.

 

Proses melakukan monitoring dapat dilakukan dengan beberapa cara yang dapat saling menunjang untuk hasil yang efektif:

 

  • Melakukan kunjungan langsung (direct visit), dimana tim dari pemberi waralaba mempersiapkan jadwal kunjungan yang tetap dan pasti ke gerai-gerai penerima waralaba serta miliknya sendiri. Penerima waralaba serta pengelola gerainya juga memahami jadwal kunjungan tersebut agar dapat mempersiapkan standarisasi yang akan dimonitor oleh tim pemberi waralaba. Hal-hal yang akan diperiksa sudah dipersiapkan secara sistematis dan juga diketahui oleh pengelola gerai.

 

  • Melakukan analisa data, dimana tim monitoring pemberi waralaba mempelajari data-data pengelolaan usaha disetiap gerai, seperti: laporan pembelian barang, laporan laba/rugi, laporan arus kas, neraca, masukan dari pelanggan, dan lainnya. Dari analisa data-data tersebut maka pemberi waralaba dapat melihat kinerja dari gerai-gerai mitra dan cabang tersebut.

 

  • Melakukan investigasi terhadap pengelolaan jaringan gerai-gerainya. Tujuan dari investigasi ini adalah mewaspadai penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi pada salah satu atau beberapa gerai yang dirasa perlu. Investigasi ini bisa dilakukan dengan mengirim mistery shopper atau mistery guest. Bisa juga dengan melakukan interview kepada para pelanggannya.

 

 

PENGEMBANGAN PRODUK DAN KONSEP

Merekrut mitra penerima waralaba juga berpotensi menciptakan kompetitor baru. Cukup banyak kasus dimana penerima waralaba menghentikan kerjasamanya dengan pemberi waralaba dan membuat sendiri bisnis yang sama. Di Indonesia kita melihat beberapa kasus seperti itu, misalnya saja: Pizza Hut dan Paparon Pizza, atau Mc Donalds dan Tony Jacks.

 

Salah satu kiat agar penerima waralaba selalu melihat pemberi waralabanya lebih ‘maju’ (advance) adalah dengan upaya-upaya pengembangan yang dilakukan oleh pemberi waralaba. Pengembangan tersebut sebaiknya dibuat sebagai program yang konsisten dan berkesinambungan.  Program pengembangan tersebut dilakukan untuk mengembangkan, antara lain:

 

  1. Produk atau jasa yang dijual, sehingga variasi atau kualitasnya selalu sejalan dengan perkembangan pasar, dan akhirnya semakin laku dan tahan lama.
  2. Program-program dan sistem, baik itu untuk kegiatan pemasaran maupun operasional. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Dengan demikian, sistem yang dikembangkan oleh pemberi waralaba selalu dapat menghasilkan keuntungan bisnis yang optimal.
  3. Konsep bisnis, termasuk desain outlet, identitas usaha, business model dan lainnya.

 

Program pengembangan yang konsisten dari pemberi waralaba akan membuat para penerima waralaba enggan untuk bersaing dan memulai bisnisnya sendiri. Program pengembangan umumnya tidak murah dan memerlukan komitmen yang kuat dari pengusahanya untuk membangun bisnisnya dalam waktu yang panjang. Bukan pengusaha yang hanya seorang opportunis dan mengharapkan keuntungan sesaat.

 

Pembahasan program pengembangan dalam modul waralaba dapat di dalami dari pengetahuan soft skill dalam topik-topik inovasi dan kreatif. Maksudnya adalah bahwa modul ini dapat dikembangkan lebih mendalam lagi.

 

 

ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

Seperti pada umumnya sebuah organisasi perusahaan, selalu ada divisi atau direktorat yang akan menjadi pendukung (supporting) bagi divisi atau direktorat pemasaran dan operasional.  Fungsi dari kegiatan administrasi umum dan keuangan umumnya akan meliputi, antara lain:

 

  • Kegiatan pengelolaan kesekretariatan, yang akan mengelola arsip, surat menyurat perusahaan serta pencatatan-pencatatan penting dari kegiatan usaha

 

  • Pengelolaan kegiatan umum atau biasa disebut juga general affair, yang akan melakukan pengelolaan pembelian non-barang dagangan (inventaris), perawatan dan kebersihan sarana usaha, perijinan, dan keamanan.

 

  • Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (SDM), yaitu pengelolaan untuk rekrutmen karyawan, kontrak ikatan kerja dan penetapan pegawai, pelatihan dan pengembangan SDM, peraturan pegawai dan interaksinya dengan dinas tenaga kerja pemerintah setempat, renumerasi, rewarding dan punishment, hingga penghentian tenaga kerja.

 

  • Pengelolaan legal perusahaan, yang akan menyiapkan dan menangani permasalahan-permasalahan hukum, seperti pembuatan perjanjian kerjasama dengan mitra, suplier, dan pemilik properti.

 

  • Pengelolaan keuangan perusahaan, dimana secara umum akan ada pembagian tugas yang jelas antara: perencanaan, pembayaran, dan akunting (pencatatan).

 

Uraian fungsi organisasi pemberi waralaba di atas akan menjadi dasar dalam pembuatan sistem serta perencanaan usaha pemberi waralaba. Dengan memperhitungkan kebutuhan sarana dan prasarana pemberi waralaba, serta program-program atau proses-proses menjalankan fungsi-fungsi tersebut di atas, akan mewujudkan rencana usaha pemberi waralaba.

 

 

Pada Materi berikutnya akan dijelaskan lanjutan ulasan materi mengenai Kajian Kelayakan Waralaba sebagai analisa kelayakan bisnis yang ingin diduplikasi dengan sistem franchise, agar franchisor dapat memproyeksikan franchise fee, royalti fee serta target jumlah franchisee yang perlu dikejar oleh franchisor. Materi-materi tersebut dapat dibaca pada materi BLUE MODULE - KAJIAN KELAYAKAN WARALABA